Har du styr på dit projekt?
Projektarbejde er i dag en helt almindelig arbejdstype inden for mange forskellige faggrupper. Du kan beskæftige dig med et projekt som enkelt person og som del af en større eller mindre gruppe. Arbejdsopgaverne kan være store som små, alt lige fra opgradering af en forældet hjemmeside til fremstilling af en ny medicintype. Ofte består opgaven af flere komponenter og løsningsforslag fra fagfolk uden for selve projektgruppen. Her er det vigtigt, at den projektansvarlige holder tungen lige i munden, da det er afgørende, at det endelige resultat er overskueligt og forståeligt, helst letforståeligt, så det kan præsenteres bedst muligt.
Det kan desuden være dyrt at gennemføre arbejdsopgaven, og hvis resultatet skal munde ud i en betydelig økonomisk investering, skal alle detaljerne helst være gennemtænkte og præcise. Her kan et effektivt projektstyringsværktøj være alle pengene værd.
De enkelte dele skal samles til en helhed
Fordelene ved at anvende et smart projektstyringsværktøj kan være mange. Især når der er tale om flere tråde, der skal kombineres til en samlet helhed. Med det rigtige værktøj forenkles processen på en nem og effektiv måde for alle projektdeltagerne. Noget så enkelt som deadlines kan der være god fornuft og økonomi i at holde stram styring med. Ligeledes kan det betale sig at have et klart overblik over, hvem der godkender hvad hvornår, og hvem der følger op på manglende data. Bare for at nævne nogle få eksempler.
Ikke bare en hjælp til sidst
Undervejs i hele projektforløbet er det typisk guld værd, at have let adgang til det løbende indsamlede materiale og eventuelle indhentede tilbud. Et effektivt projektstyringsværktøj kan også bruges til notifikationer før deadlines og at give nye projektmedarbejdere indblik i formål og det forgangne forløb. En meget betydningsfuld funktion ved brug af værktøjet er samling af al dokumentation og relevante informationer. Det sparer tid, og dermed penge, at have styr på det hele.
Kreativ fleksibilitet
Når der er styr på alle sagerne, åbner det op for mere kreativitet og fleksibilitet i projektforløbet. Simpelthen fordi det minimerer de bekymringer, som et uoverskueligt sammensurium af enkelte projektdele ofte medfører. Et sikkert overblik giver plads til mental overskud hos alle deltagere, hvilket kan føre til ekstra konstruktive diskussioner om, hvordan projektmålet skal indfries. Du ved sikkert allerede, at de bedste resultater ikke opnås under pres. Selvom enkelte personer måske synes, de præsterer bedst under tidspres, vil det næppe gælde for alle medarbejdere i en projektgruppe.
